Mang tri thức phục vụ khách hàng
Mang tri thức phục vụ khách hàng
Trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính và soát xét hồ sơ thuế cho khách hàng, chúng tôi nhận thấy một trong những lỗi phổ biến nhất mà kế toán doanh nghiệp gặp phải không nằm ở việc lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, mà nằm ở khâu kê khai thuế giá trị gia tăng sau khi hóa đơn đã được xử lý.
Rất nhiều doanh nghiệp lập hóa đơn thay thế đúng quy trình, có biên bản thỏa thuận đầy đủ, nhưng lại kê khai sai kỳ tính thuế, dẫn đến chênh lệch số liệu giữa bên mua và bên bán khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử.
Vấn đề này càng trở nên quan trọng hơn kể từ khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực từ ngày 1 tháng 6 năm 2025, sửa đổi bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hướng quy định rõ ràng và chi tiết hơn về nguyên tắc kê khai đối với từng loại hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.
Trước thời điểm này, việc kê khai hóa đơn sai sót phần lớn dựa vào công văn hướng dẫn riêng lẻ của từng cục thuế, dẫn đến cách hiểu và cách áp dụng không thống nhất giữa các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây phân tích dưới góc nhìn kiểm toán về cách xác định kỳ kê khai, các trường hợp thường gặp trong thực tế và những rủi ro doanh nghiệp cần lường trước.
Trước khi đi vào chủ đề chính của bài viết này, cần khẳng định một điều: việc lựa chọn hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, chỉ là bước đầu tiên trong quy trình xử lý hóa đơn sai sót.
Bài viết này giả định doanh nghiệp đã xác định xong loại hóa đơn cần lập, và tập trung vào bước tiếp theo, cũng là bước dễ gây sai sót nhất trong thực tế kiểm toán mà chúng tôi ghi nhận: xác định đúng kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng tương ứng với hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế vừa lập. Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã quy định rõ nguyên tắc này, và đây chính là nội dung cốt lõi mà bài viết sẽ đi sâu phân tích.
Ví dụ thực tế
Khi kiểm toán là trường hợp doanh nghiệp xuất hóa đơn ngày 25 tháng 6 với đơn giá sai, đến ngày 3 tháng 7 mới phát hiện và lập hóa đơn thay thế. Vì hai hóa đơn thuộc hai kỳ kê khai khác nhau, doanh nghiệp buộc phải lập tờ khai bổ sung cho kỳ tháng 6, không được gộp số liệu chênh lệch vào kỳ tháng 7.
Trên thực tế kiểm toán, có ba nhóm tình huống phổ biến mà doanh nghiệp cần phân biệt rõ để áp dụng đúng cách kê khai.
Nhóm thứ nhất là hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh phát sinh cùng kỳ kê khai với hóa đơn gốc, tức cùng tháng hoặc cùng quý tùy theo phương pháp kê khai doanh nghiệp đã đăng ký. Trong trường hợp này, hóa đơn bị thay thế không còn giá trị pháp lý nên chỉ sử dụng số liệu của hóa đơn thay thế để kê khai, không kê khai hóa đơn gốc để tránh trùng doanh thu. Nếu một hóa đơn bị thay thế nhiều lần trong cùng kỳ, chỉ hóa đơn thay thế cuối cùng được dùng làm căn cứ kê khai.
Nhóm thứ hai là hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh phát sinh khác kỳ với hóa đơn gốc. Đây là nhóm dễ gây sai sót nhất vì kế toán có xu hướng kê khai theo thời điểm phát hiện sai sót thay vì thời điểm phát sinh hóa đơn gốc. Theo đúng quy định, cả bên bán và bên mua đều phải lập tờ khai bổ sung cho kỳ phát sinh hóa đơn gốc, điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra bên bán tại các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu chịu thuế, đồng thời điều chỉnh thuế GTGT đầu vào bên mua tại nhóm chỉ tiêu về giá trị và thuế mua vào trên tờ khai mẫu 01/GTGT.
Nhóm thứ ba, dễ bị bỏ sót nhất trong thực tế, là hóa đơn điều chỉnh phát sinh do chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, hoặc thay đổi giá trị khi quyết toán hợp đồng. Với nhóm này, nguyên tắc kê khai khác hẳn hai nhóm trên: người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, chứ không phải khai bổ sung về kỳ của hóa đơn gốc. Đồng thời, đối với trường hợp hàng bán bị trả lại, doanh nghiệp chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không được lập hóa đơn thay thế.
Ngoài ba nhóm trên, cần lưu ý trường hợp sai sót không làm thay đổi số tiền hàng hoặc số tiền thuế, chẳng hạn sai tên hàng hóa, sai đơn vị tính, sai địa chỉ hoặc sai số tiền bằng chữ. Theo Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC về thời điểm xác định thuế GTGT, những sai sót này không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế đã kê khai nên doanh nghiệp không bắt buộc phải lập tờ khai bổ sung, mà chỉ cần lưu giữ hồ sơ chứng minh nội dung sai sót và văn bản thỏa thuận giữa hai bên.
Việc xác định sai kỳ kê khai kéo theo hàng loạt hệ quả mà kiểm toán viên thường phát hiện khi soát xét đối chiếu số liệu.
Về mặt thuế, kê khai sai kỳ dễ dẫn đến tình trạng trùng doanh thu hoặc trùng thuế GTGT đầu ra, đầu vào giữa hai kỳ tính thuế liên tiếp, khiến số liệu trên tờ khai không khớp với dữ liệu hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế đang quản lý tập trung. Khi hệ thống đối chiếu tự động của cơ quan thuế phát hiện chênh lệch, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu giải trình, và nếu không xử lý kịp thời có thể bị đưa vào diện rủi ro cao, tăng khả năng bị thanh tra, kiểm tra thuế trong các kỳ tiếp theo.
Về mặt kế toán, sai kỳ kê khai làm lệch số liệu doanh thu, giá vốn và số dư thuế GTGT được khấu trừ trên sổ sách so với thực tế phát sinh, ảnh hưởng trực tiếp đến tính trung thực của báo cáo tài chính tại thời điểm lập báo cáo. Điều này đặc biệt nghiêm trọng nếu sai sót rơi vào thời điểm khóa sổ cuối năm, vì khi đó doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố số liệu đã trình bày.
Về mặt kiểm toán, đây là một trong những phát hiện thường xuyên khiến kiểm toán viên phải đưa ra bút toán điều chỉnh hoặc lưu ý ngoại trừ trong báo cáo kiểm toán, đặc biệt khi số tiền chênh lệch trọng yếu so với tổng doanh thu hoặc lợi nhuận của doanh nghiệp.
Về mặt pháp lý, theo Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, doanh nghiệp được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn mười năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, nhưng phải thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Nếu khai bổ sung sau khi cơ quan thuế đã phát hiện hoặc sau khi có kết luận thanh tra, doanh nghiệp không chỉ bị truy thu số thuế còn thiếu mà còn bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, kèm theo tiền chậm nộp tính trên số ngày chậm nộp thực tế.
Cuối cùng, về uy tín doanh nghiệp, việc liên tục bị yêu cầu giải trình chênh lệch hóa đơn không chỉ tốn thời gian, nhân sự mà còn ảnh hưởng đến đánh giá mức độ tuân thủ thuế của doanh nghiệp trong hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan thuế, gián tiếp tác động đến các thủ tục hoàn thuế, gia hạn nộp thuế hoặc xét duyệt hồ sơ vay vốn ngân hàng sau này.
Để hạn chế rủi ro nêu trên, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ ngay từ khâu phát hiện sai sót hóa đơn cho đến khi hoàn tất kê khai bổ sung.
Trước tiên, khi phát hiện hóa đơn sai sót, kế toán cần lập biên bản hoặc văn bản thỏa thuận với bên mua, ghi rõ nội dung sai sót, số hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh hoặc thay thế, làm căn cứ pháp lý khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình sau này. Đây là tài liệu bắt buộc phải lưu trữ cùng hồ sơ kế toán.
Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định chính xác kỳ kê khai của hóa đơn gốc so với kỳ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, đối chiếu với phương pháp kê khai theo tháng hay theo quý mà doanh nghiệp đã đăng ký với cơ quan thuế, từ đó áp dụng đúng nguyên tắc cùng kỳ hoặc khác kỳ như đã phân tích ở phần trên.
Trường hợp phải lập tờ khai bổ sung, hồ sơ khai bổ sung theo khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP bao gồm tờ khai bổ sung theo mẫu 01/KHBS, bản giải trình khai bổ sung theo mẫu 01-1/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cùng hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót đã được cập nhật số liệu đúng. Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ bổ sung càng sớm càng tốt sau khi phát hiện sai sót, tốt nhất là trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra, để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế.
Ngoài ra, nếu trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn sai của cùng một khách hàng, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh chung kèm theo bảng kê chi tiết các số hóa đơn cần xử lý, giúp giảm khối lượng công việc kê khai mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định. Doanh nghiệp cũng nên định kỳ rà soát đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã phát hành với sổ sách kế toán, thay vì chỉ xử lý khi phát sinh sự vụ, để chủ động phát hiện sớm các sai sót tiềm ẩn.
Trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm, một trong những thủ tục quan trọng là đối chiếu dữ liệu hóa đơn điện tử với sổ sách kế toán và tờ khai thuế GTGT đã nộp, nhằm phát hiện các trường hợp hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế chưa được kê khai đúng kỳ. Kiểm toán viên không chỉ dừng lại ở việc phát hiện chênh lệch, mà còn giúp doanh nghiệp phân tích nguyên nhân, đánh giá mức độ ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và tư vấn phương án xử lý phù hợp với quy định hiện hành.
Đối với doanh nghiệp có quy mô giao dịch lớn hoặc tần suất phát sinh hóa đơn điều chỉnh cao, việc có sự đồng hành của đơn vị kiểm toán hoặc tư vấn thuế ngay từ giai đoạn xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro sai sót lặp lại, đồng thời chuẩn bị sẵn hồ sơ giải trình đầy đủ trước khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra định kỳ. Đây không phải là công việc mang tính hình thức, mà là một phần trong chiến lược quản trị rủi ro thuế dài hạn của doanh nghiệp.
Việc phân biệt hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh cùng kỳ hay khác kỳ với hóa đơn gốc, cùng với việc xác định đúng nhóm nguyên nhân sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp kê khai thuế GTGT chính xác, tránh tình trạng trùng doanh thu, trùng thuế hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Sai sót trong khâu kê khai tuy nhỏ nhưng có thể kéo theo hậu quả lớn về thuế, kế toán và uy tín doanh nghiệp nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy trình. Doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại toàn bộ hồ sơ hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đã phát sinh trong các kỳ gần đây, đối chiếu với tờ khai thuế GTGT đã nộp, để kịp thời phát hiện và xử lý trước khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT (VIETVALUES)
Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
Hotline: 0919 696 168
Website: www.vietvalues.com
Email: admin@vietvalues.com
ZALO OA: https://zalo.me/1205575301328198469
.png)
