Mang tri thức phục vụ khách hàng
Mang tri thức phục vụ khách hàng
ừ ngày 01/09/2026, Bảo hiểm xã hội Việt Nam triển khai chuyển đổi, sử dụng số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân thay cho mã số BHXH của người tham gia trên các phần mềm nghiệp vụ.
Đây là thay đổi đáng chú ý đối với doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận nhân sự, tiền lương và kế toán. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát thông tin người lao động để hạn chế tình trạng dữ liệu không khớp, ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các thủ tục BHXH, BHYT, BHTN.
Số định danh cá nhân được sử dụng thay mã số BHXH như thế nào?
Theo Kế hoạch số 3115/KH-BHXH ngày 13/08/2026 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, ngành BHXH thực hiện chuyển đổi mã số BHXH sang số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân của người tham gia.
Việc chuyển đổi nhằm thống nhất thông tin định danh của người tham gia với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, từ đó tạo thuận lợi cho việc quản lý, tra cứu và giải quyết các thủ tục về BHXH, BHYT.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng đây là việc thay đổi phương thức định danh trên hệ thống. Người lao động không bị mất quá trình tham gia BHXH trước đó và quyền lợi về BHXH, BHYT, BHTN không thay đổi chỉ vì thực hiện chuyển đổi mã số.
Doanh nghiệp cần rà soát những thông tin nào?
Trước thời điểm chuyển đổi, doanh nghiệp nên kiểm tra lại thông tin của toàn bộ người lao động đang tham gia BHXH.
Các thông tin cần đặc biệt lưu ý gồm họ và tên, ngày tháng năm sinh, số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân và tình trạng đồng bộ thông tin với dữ liệu dân cư.
Trường hợp thông tin trên hồ sơ BHXH không trùng khớp với thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, doanh nghiệp cần phối hợp với người lao động và cơ quan BHXH để xác minh, điều chỉnh.
Một số trường hợp có thể phát sinh vướng mắc như người lao động chưa được cập nhật số định danh cá nhân, số căn cước công dân trên hồ sơ BHXH không chính xác, họ tên hoặc ngày sinh bị sai lệch hoặc thông tin chưa được xác thực với dữ liệu dân cư.
Việc rà soát sớm sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng phải xử lý gấp khi thực hiện hồ sơ BHXH sau thời điểm 01/09/2026.
Người lao động có phải làm lại hồ sơ BHXH không?
Việc chuyển đổi sang số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân không đồng nghĩa với việc người lao động phải đăng ký lại toàn bộ quá trình tham gia BHXH.
Các thông tin về quá trình đóng và hưởng BHXH, BHYT được quản lý trên hệ thống của cơ quan BHXH. Khi dữ liệu định danh được đồng bộ chính xác, việc sử dụng số định danh cá nhân giúp cơ quan BHXH xác định thống nhất thông tin của người tham gia.
Do đó, điều doanh nghiệp cần quan tâm là tính chính xác và đồng nhất của dữ liệu người lao động thay vì chỉ tập trung vào việc thay đổi mã số.
Rủi ro doanh nghiệp có thể gặp nếu dữ liệu không chính xác
Dữ liệu nhân sự là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ về BHXH. Khi thông tin định danh không chính xác hoặc không đồng bộ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong quá trình kê khai, điều chỉnh thông tin hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến người lao động.
Đặc biệt, với doanh nghiệp có số lượng lao động lớn, việc tồn tại nhiều hồ sơ chưa được chuẩn hóa có thể làm tăng khối lượng xử lý của bộ phận nhân sự và kế toán khi hệ thống chuyển sang phương thức định danh mới.
Vì vậy, thay vì chờ đến thời điểm 01/09/2026 mới kiểm tra, doanh nghiệp nên thực hiện rà soát dữ liệu ngay từ trước thời điểm chuyển đổi.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước ngày 01/09/2026?
Doanh nghiệp nên lập danh sách người lao động đang tham gia BHXH và đối chiếu thông tin định danh trên hồ sơ nhân sự với dữ liệu đang được sử dụng để thực hiện các thủ tục BHXH.
Đối với các trường hợp thông tin chưa đầy đủ hoặc có sai lệch, doanh nghiệp cần yêu cầu người lao động bổ sung, xác nhận và thực hiện điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan BHXH.
Bên cạnh đó, bộ phận nhân sự và kế toán tiền lương cần thống nhất cách cập nhật thông tin trên hồ sơ nội bộ, phần mềm quản lý nhân sự và các hệ thống liên quan để tránh tình trạng cùng một người lao động nhưng tồn tại nhiều thông tin định danh khác nhau.
Kết luận
Việc sử dụng số định danh cá nhân hoặc số căn cước công dân thay cho mã số BHXH từ ngày 01/09/2026 là bước tiếp theo trong quá trình đồng bộ dữ liệu và hiện đại hóa quản lý BHXH.
Đối với doanh nghiệp, vấn đề cần ưu tiên không phải là thay đổi giấy tờ của toàn bộ người lao động mà là kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu trước khi hệ thống chuyển đổi.
Doanh nghiệp có thể chủ động rà soát thông tin định danh của người lao động ngay trong tháng 08/2026, đặc biệt là các trường hợp có thông tin cá nhân chưa đầy đủ hoặc chưa được xác thực, để hạn chế vướng mắc khi thực hiện nghiệp vụ BHXH từ tháng 09/2026.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ TƯ VẤN CHUẨN VIỆT (VIETVALUES)
Địa chỉ: 33 Phan Văn Khỏe, Phường Chợ Lớn, TP.HCM
Hotline: 0919 696 168
Website: www.vietvalues.com
Email: admin@vietvalues.com
ZALO OA: https://zalo.me/1205575301328198469
